Conciergerie sécurité pour condos et strates

La sécurité de conciergerie dans un condominium, une copropriété ou une communauté d’appartements est un double mandat : accueillir les personnes qui en font partie et contrôler les personnes et les colis qui ne le font pas. Les résidents jugent le poste par la façon dont ils sont accueillis, la façon dont une livraison est traitée et la rapidité avec laquelle quelqu’un répond lorsqu’un équipement, un stationnement ou un couloir ne se sent pas bien. Les conseils d’administration et les gestionnaires le jugent en fonction du contrôle des incidents, de la discipline d’accès et d’un rapport qu’ils peuvent soutenir.

Ce guide s’adresse aux conseils de copropriété, aux gestionnaires immobiliers et aux propriétaires qui spécifient un poste de sécurité à l’avant de la maison plutôt qu’un bureau purement d’accueil. Il s’assoit avec notre conciergerie sécurité service et avec agents de sécurité vs patrouille mobile si vous envisagez également des contrôles de véhicule après les heures. Pour la diligence raisonnable des entrepreneurs au Canada, voir comment choisir une entreprise de sécurité au Canada.

Le poste est à la fois un accueil et un point de contrôle

Un agent titulaire d’un permis au bureau n’est pas un réceptionniste avec un logo, et pas une sentinelle qui ignore le hall. Les ordres permanents devraient indiquer comment les résidents sont accueillis, comment les visiteurs sont annoncés ou connectés, comment les transactions sont enregistrées et ce qui se passe lorsque quelqu’un ne peut pas être accrédité. L’ambiguïté produit ici deux échecs : un bureau froid dont les résidents se plaignent, ou un bureau amical qui passe à travers un risque.

Le contrôle d’accès est au cœur du travail. Les fobs, les clés, les cartes de visite, les télécommandes de stationnement et les réservations d’équipements ne sont utiles que si l’agent traite les exceptions comme des exceptions. Une porte d’escalier soutenue, un porte-bébé emprunté ou une livraison "Je vais juste faire tourner ça" devrait être dans le rapport, pas absorbé dans l’habitude. L’agent doit savoir quels étages, commodités et chambres à l’arrière de la maison sont hors limites sans escorte.

Les colis, les commodités et la vie du bâtiment

Les bâtiments résidentiels modernes gèrent un deuxième site derrière le hall : salles de colis, gymnases, cuisines communes, suites, quais de chargement et stationnement. Les vols, les mauvais usages et les rassemblements après les heures de travail commencent généralement dans ces pièces, pas à la porte d’entrée. Le dossier du concierge doit indiquer comment les colis sont acceptés et libérés, comment les réservations d’équipements sont confirmées et comment l’agent patrouille ou vérifie ces espaces pendant le quart de travail sans laisser le bureau sans surveillance plus longtemps que les commandes le permettent.

Quand un seul agent ne peut pas couvrir le bureau et un parkade en même temps, dites-le et comblez l’écart. — un second post, un rover, ou un patrouille une fois que le site se termine. N’écrivez pas un briefing qui exige que l’agent soit à deux endroits, puis blâmez l’agent lorsque l’un d’eux est vide.

Incidents, intimité et couverture de nuit

Les plaintes de bruit, les parties non autorisées, les collisions de parkades, les événements médicaux et les perturbations domestiques atteignent tous le bureau. L’agent a besoin d’un arbre d’appel qui nomme le gestionnaire, les contacts d’urgence que le conseil a autorisés, le CNOS, et la police ou l’ambulance lorsque la situation l’exige. L’agent est là pour protéger les personnes et les biens, tenir un registre et intensifier les activités. — de ne pas servir de médiateur à tous les conflits de voisinage en tant que juge privé.

La vie privée est importante dans une maison. Les rapports doivent être factuels, limités à ce dont le programme a besoin et traités selon les règles du gestionnaire en matière de vidéo, de clés et d’informations sur les résidents. Un poste bien géré est discret. Les résidents devraient se sentir en sécurité en approchant du bureau, y compris la nuit.

Du jour au lendemain, le bâtiment est plus calme et certains risques sont plus élevés : hayonnage à une porte de stationnement, une sortie à hayon, un signal de détresse du système d’incendie ou un résident qui a besoin d’aide. Le bureau peut se combiner avec des tours programmés. Si une défaillance du système d’incendie nécessite une montre, c’est une montre de feu avec son propre itinéraire et journal, pas un ajout lâche aux fonctions de concierge.

Préciser et superviser le programme

Les conseils devraient demander des ordres de poste, un modèle de secours, des visites de superviseur et un exemple de rapport avant la date de début. Demandez comment une non-présentation est remplie à 5 h et si l’agent est employé et supervisé par la même entreprise qui répond à la ligne 24/7. Xtreme emploie des postes de conciergerie-sécurité de nos propres équipes, avec plus de 4 500 employés à temps plein, un réseau de plus de 17 000 agents, plus de 40 bureaux, un QNSOC247 et 10 millions de dollars en responsabilité civile, partout au Canada, aux États-Unis et en Australie. Les licences que nous publions sont sur notre Permis et conformité (en anglais).

Si votre bâtiment se trouve dans une ville de services telle que Vancouver, Surrey, Toronto ou Calgary, demander à l’entrepreneur de parler de ce contexte local dans la proposition. Une tour au bord de l’eau, une tour basse de banlieue et un podium à usage mixte ne partagent pas le même dossier de bureau, même lorsqu’ils partagent une marque de fob.

Passez en revue le programme avec le gestionnaire après le premier mois : rétroaction des résidents, qualité des incidents, exceptions de colis et toute porte qui est encore soutenue. Ajustez les ordres. Un poste de conciergerie-sécurité qui ne change jamais est un poste qui a cessé de prêter attention au bâtiment. Lorsque vous êtes prêt à en spécifier un, demander une soumission, appeler 1-800-730-3712 (faites le 1 Canada (appeler le 1-800-730-3712, puis faire le 1), 2 États-Unis (appeler le 1-800-730-3712, puis faire le 2), 3 Australie (appeler le 1-800-730-3712, puis faire le 3)), ou écrire à info@xtremesecurityinc.com.

Écrire des ordres qu’un conseil peut réellement superviser

Les conseils des strates et des condominiums changent; les agents et les résidents remarquent quand les règles du bureau changent avec eux. Mettez le brief stable dans un petit livre au bureau : standard d’accueil, processus de visite, heures d’ouverture, libération de colis, règles d’agrément, exceptions de stationnement et arbre d’appel. Les débats politiques ont leur place dans une réunion du conseil, pas dans un débat de couloir à 23h00. Lorsque le tableau change une règle, datez la page et informez les quarts de travail à venir. Un agent ne peut pas faire appliquer une motion qui n’est jamais arrivée au poste.

Les vendeurs sont une source fréquente de frictions. Les déménageurs, les nettoyeurs, les contacts immobiliers et les métiers arrivent souvent avec une réservation authentique et une instruction incomplète. Les ordres devraient indiquer ce qui est suffisant pour accorder l’accès, ce qui doit être confirmé avec un résident, et où les marchandises peuvent être détenues. Un bureau qui improvise ces règles sera accusé d’être difficile un jour et négligent le lendemain.

Mesurez la publication avec un petit ensemble de faits : heures non remplies, exceptions des visiteurs, amalgames de colis, rapports de porte, et incidents transmis au gestionnaire ou au CNOS. Les enquêtes auprès des résidents aident, mais elles reflètent également le ton et le temps d’attente, qui sont réels et devraient être coachés. Un entrepreneur avec un bureau 24/7 et ses propres superviseurs peut agir sur ces faits sans attendre le prochain cycle du conseil. Si vous voulez que le poste inclue des tours de construction planifiées, écrivez l’itinéraire et le temps maximum loin du bureau; Si ce temps n’est pas acceptable, financez un rover.

Lorsqu’un bâtiment a également besoin de patrouilles ou d’un deuxième poste

Les tours avec plusieurs entrées, un grand stationnement ou un podium de locataires au détail dépassent souvent un seul bureau. La réponse honnête est d’ajouter un rover, un deuxième poste à une porte de stationnement ou après les heures d’ouverture. patrouilles mobiles qui vérifient l’extérieur une fois que le hall d’entrée est calme. Écrivez cette décision comme une carte de couverture, et non comme une attente qu’un agent « garde un œil sur » trois niveaux. Les résidents préfèrent entendre qu’une deuxième personne a été financée que de découvrir que le bureau était vide alors qu’un agent était dans le parkade. Passez en revue la carte après la première saison de soirées plus sombres, lorsque plus d’activité se déplace à l’intérieur et plus de gens arrivent à la maison après la fermeture du bureau.